همه آنچه باید در مورد توصیه نامه بدانید

نیلوفر میثاقی

۱۳۹۵/۱۰/۲۰

1125 بازدید

پر کردن فرم اپلیکیشن آنلاین دانشگاه مراحل و بخش‌های مختلفی دارد، یکی از این‌ها بخش توصیه نامه است که به وسیله این نامه توسط چند نفر که شما را می‌شناسند، به دانشگاه مقصد معرفی می‌شوید. توصیه کننده‌ها معمولا مدیران یا اساتید دانشگاه‌های دوران تحصیل شما هستند و در واقع توسط آن‌ها به دانشگاه مقصد توصیه می‌شوید. از آنجا که توصیه نامه یکی از مدارک مهم و مورد نیاز در فرآیند اپلای است، بنابراین در مورد توصیه نامه پرسش‌های فراوانی برای متقاضیان اپلای پیش می‌آید که در این مقاله به برخی از مهمترین این پرسش‌ها پاسخ داده شده است و همچنین برخی نکات مهم دیگر در انتها آورده شده است.

توصیه نامه چیست؟

توصیه‌ نامه (Recommendation Letter)، نامه‌ای است که در آن به توصیف توانایی‌های شما به خصوص توانایی‌های علمی و پژوهشی‌تان پرداخته می‌شود و اصولا توسط اساتید و یا مدیران موسسات پژوهشی شما نوشته می‌شود. به طور کلی در توصیه نامه بهتر است خصوصیات خوب شما که نشانه تمایزتان با یک دانشجوی معمولی است آورده شود.

چرا دانشگاه مقصد از شما توصیه ‌نامه می‌خواهد؟

با درخواست توصیه نامه از طرف دانشگاه مقصد، کمیته ارزشیابی دانشگاه، شناخت بهتری از شما بدست آورده و نسبت به این که در رشته انتخابی توانایی‌های لازم را دارا هستید، اطمینان کسب می‌نمایند. بنابراین هدف، ارزیابی سطح توانایی‌های شما به کمک نظرات افرادی است که با شما کاملا آشنا هستند و تلاش و کوشش‌تان را در یک سری فعالیت‌ها، از نزدیک شاهد بوده‌اند.

بهتر است چه کسانی توصیه نامه‌ها را بنویسند؟

دانشگاه‌ها اغلب از شما دو یا سه توصیه ‌نامه می‌خواهند در نتیجه بهترین حالت این است که به سراغ اساتیدی بروید که در کلاس‌های درسی آن‌ها موفق بوده‌اید‌، یک پروژه‌ی تئوری یا عملی خوب را با او گذرانده‌اید و یا در فعالیت‌های تحقیقاتی او مشارکت داشته‌اید. اگر این اساتید فارغ‌التحصیل ممتاز دانشگاه مورد نظر شما باشند و یا به دلیل مقالات و تحقیقات به ثبت رسیده در جوامع علمی بین‌المللی صاحب نام باشند، توصیه نامه‌ای که از سوی آن‌ها دریافت می‌کنید، در فرآیند گرفتن پذیرش از دانشگاه بسیار موثر و ارزشمند خواهد بود. چنانچه استادانی که شما را توصیه می‌کنند چنین مشخصاتی نداشته باشند، اصلا جای نگرانی نیست زیرا همین که توسط استادی توصیه می‌شوید کافی است. همچنین اگر در یک موسسه یا پژوهشگاه علمی، مشغول به کار بوده و یا هستید و در پروژه‌های تحقیقاتی آن مشارکت داشته‌اید، مدیر یا مسئول آن بخش اگر از اعضای هیئت علمی باشد، می‌تواند برای شما توصیه ‌نامه بنویسد و این توصیه ‌نامه نیز معتبر است.

متن توصیه نامه حاوی چه اطلاعاتی است؟

در متن توصیه نامه، اساتید و یا توصیه‌کنندگان شما، توانایی‌های شما را ذکر کرده و جزئیاتی در مورد این توانایی‌ها بیان ‌می‌کنند. این که مثلا در متن گفته شود “شما دانشجوی خوبی هستید” کفایت نمی‌کند بلکه باید این خوب بودن با جزئیات شرح داده شود مثلا گفته شود: “این دانشجو در دروسی که با من گذرانده، تلاش زیادی داشته و همواره به دنبال مطالعه بر روی منابع جدید و مقالات بروز بوده است تا دامنه اطلاعات خود را گسترده‌تر سازد و در ضمن نمرات خوبی هم کسب نموده است”. همچنین باید اشاره‌ای به شخصیت شما نیز داشته باشند که نشان دهد در فعالیت‌های شخصی و گروهی، روحیه جستجوگر و مسئولیت‌پذیری داشته‌اید.

دانشگاه مقصد چگونه توصیه ‌نامه‌ها را دریافت می‌کند؟

در برخی دانشگاه‌ها فایل Word و یا PDF توصیه نامه در سایت آن دانشگاه قرار دارد و شما می‌توانید این فایل‌ها را دانلود کرده و در اختیار توصیه‌کنندگان خود قرار دهید، سپس با پست آن را به دانشگاه مقصد ارسال کنید. اما اغلب دانشگاه‌ها امکانی را فراهم کرده‌اند که در زمان پرکردن فرم اپلیکیشن آنلاین، وقتی به قسمت Recommendation Letter یا همان توصیه نامه می‌رسید، کافیست ایمیل توصیه‌کنندگان را وارد نمایید. پس از اتمام این مرحله یک ایمیل حاوی لینک آنلاین فرم توصیه‌نامه، به توصیه‌کننده ارسال می‌گردد که او به کمک این لینک به این فرم دسترسی پیدا می‌کند و می‌تواند به سوالاتی که در مورد شما پرسیده می‌شود، پاسخ داده و یک متن را که حاوی توصیفش از شما و توانایی‌هایتان است، در قسمت مربوطه بنویسد.

برخی دانشگاه‌ها پس از آن که توصیه‌ نامه را دریافت نمودند، به شما ایمیلی ارسال می‌نمایند که نشانه دریافت توصیه ‌نامه است. اگر دانشگاه مورد نظر شما، این امکان را فراهم نکرده است، حتما از اساتید و توصیه‌کنندگان خود در مورد دریافت و ارسال توصیه‌ نامه جویا شوید تا عدم ارسال به موقع توصیه‌ نامه در فرایند اپلای شما، خللی ایجاد نکند.

نکاتی پیرامون نوشتن توصیه ‌نامه

• گاهی برخی افراد متن توصیه‌ نامه را خودشان آماده می‌کنند و از توصیه‌کننده درخواست می‌کنند که همان را برایشان ارسال نماید. این کار به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود زیرا شما اگر تجربه لازم در نوشتن متن را نداشته باشید، تصمیم‌گیرندگان دانشگاه مقصد نمی‌توانند به درستی به قضاوت در مورد توانایی‌های شما پرداخته و فرصت اپلای را از دست می‌دهید.
• در صورتی که استاد و یا توصیه‌کننده به دلیل کمبود وقت از شما درخواست نمود خودتان توصیه‌ نامه را نوشته و در اختیار او بگذارید، از او خواهش کنید تا در پایان، متن شما را بخواند و اگر لازم بود آن متن را به لحاظ نگارشی و محتوا شیواتر و کامل‌تر نماید و یا حداقل متن توصیه ‌نامه‌تان را به افراد مطلع بدهید تا آن را برای شما ویرایش کنند.
• طولانی بودن بیش از حد متن توصیه ‌نامه سبب می‌شود مطالب مهم و کلیدی به خوبی به چشم نیایند و کوتاه بودن متن نیز این حس را القاء می کند که توصیه‌کننده انگیزه لازم برای نوشتن آن را ندارد. بنابراین حدود یک صفحه برای توصیه شما کافی خواهد بود.
• برخی اساتید، متن را برای شما می‌نویسند ولی آن را در اختیار شما نمی‌گذارند و مستقیما برای دانشگاه مقصد ارسال می‌کنند اگر توصیه‌کننده متن را در اختیار شما نیز قرار داد، حتما آن را بررسی نمایید تا مطالب مهم و کلیدی در آن به درستی و کامل بیان شده باشد.

همواره به خاطر داشته باشید که ممکن است اصالت توصیه‌ نامه شما مورد استعلام قرار گیرد بدین معنی که دانشگاه مقصد با توصیه‌کننده شما ارتباط برقرار کند و صحت مطالب را پرس و جو نماید در نتیجه هیچ‌گاه به اینکه خودتان بدون اطلاع دادن به توصیه کننده، متنی آماده کرده و به جای او ارسال نمایید، فکر نکنید. چرا که این اشتباه در صورت محرز شدن می‌تواند شما را در مسیر اپلای برای دانشگاه و رشته دلخواه‌تان متوقف نماید.

شاید بتوان یکی از مراحل سخت در فرآیند اپلای را بخش توصیه ‌نامه دانست چرا که مدیریت این بخش در دستان شما نیست و باید بسیار پیگیر باشید تا توصیه کننده، طی فرصتی که دانشگاه مقصد در اختیار او می‌گذارد، توصیه‌ نامه شما را بنویسد. از آن‌ها بخواهید برای پر کردن بخش آنلاین توصیه‌ نامه، ایمیل خود را چک نمایند و با دریافت لینک در ایمیل، سوالات را در هر بخش پاسخ داده و متن توصیه ‌نامه را بنویسند.