چگونه برای اپلای با استادهای دانشگاه مقصد ارتباط برقرار کنیم؟

مکاتبه با استاد و به اصطلاح ایمیل زدن یکی از مهم‌ترین مراحل اپلای تحصیلی است و درواقع درصورت تایید استاد در دانشگاه مقصد است که می‌توان پذیرش را قطعی کرده و برای دریافت فاند اقدام کنید. بنابراین در این مرحله تحقیقات پیش از ارتباط با استاد و نحوه‌ صحیح ایمیل فرستادن و در نهایت مصاحبه آنلاین بسیار مهم است. در این مقاله به برخی از مهم‌ترین مسائل در زمینه ارتباط با استادها در دانشگاه مقصد پرداخته‌ایم.

روش های پیدا کردن استادها

شما می‌توانید از طریق دانشجویان دانشگاه مدنظر، وب‌سایت دانشگاه، جستجو در انجمن‌های اپلای و همچنین از طریق شبکه‌های اجتماعی نظیر فیسبوک، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی، استادان مورد نظر خود را پیدا کنید و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. در این بخش چند روش تحقیق برای پیدا کردن استادمدنظرتان را گرد آورده‌ایم.

۱. تحقیق در سایت دانشگاه‌ها

اکثر دانشگاه‌ها سایت‌های اختصاصی خودشان را برای برنامه‌های تحصیلات تکمیلی، حوزه‌های تحقیقاتی و اعضای هیئت علمی خود دارند. از طریق این سایت‌ها می‌توانید اساتیدی را که علایق تحقیقاتی آن‌ها با شما مطابقت دارد، شناسایی کنید. اطلاعات تماس آنها را جستجو کنید و با آنها تماس بگیرید، علاقه خود را به کار آن‌ها ابراز کنید و در مورد موقعیت‌های بالقوه مالی پرس‌و‌جو کنید.

۲. پروفایل‌ هیئت علمی دانشگاه

بسیاری از دانشگاه‌ها پروفایل‌ها یا فهرست‌هایی از اعضای هیئت علمی خود در سایت دانشگاه‌ها قرار می‌دهند. این پروفایل‌ها اغلب شامل اطلاعاتی در مورد زمینه‌های تحقیقاتی، انتشارات، و گاهی اوقات، تمایل آن‌ها برای پذیرش دانشجویان جدید است. شما می‌توانید با بررسی این پروفایل‌ها و زمینه‌های تحقیقاتشان آن‌ها را در لیست ایمیل خود قرار بدهید.

۳. شرکت در کنفرانس‌ها و وبینارها

شرکت در کنفرانس‌ها یا رویدادهای دانشگاهی مرتبط با رشته تحصیلی‌تان می‌تواند به شما فرصتی برای برقراری ارتباط با اساتید و محققان دانشگاه‌های مختلف بدهد. سعی کنید در این کنفرانس‌ها فعال باشید، خودتان را معرفی کنید، در مورد علایق تحقیقاتی خود صحبت کنید و در مورد موقعیت‌های بالقوه مالی در آزمایشگاه‌ها یا گروه‌های تحقیقاتی آنها پرس‌وجو کنید.

۴. شبکه‌های اجتماعی آنلاین

به انجمن‌های حرفه‌ای مرتبط، انجمن‌های آنلاین یا گروه‌هایی در شبکه‌های اجتماعی مرتبط با رشته تحصیلی خود بپیوندید. این پلتفرم‌ها می‌توانند به شما کمک کنند با محققان، اساتید و دانشجویان فعلی یا سابقی که ممکن است دیدگاه‌ها و ارتباطات ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن داشته باشند، ارتباط برقرار کنید. شما می‌توانید از طریق دانشجویان همان دانشگاه، وب‌سایت دانشگاه، جستجو در انجمن‌های اپلای و همچنین از طریق شبکه‌های اجتماعی نظیر فیسبوک، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی، استادان مورد نظر خود را پیدا کنید و با‌ آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
در لینکدین می‌توانید با جست‌وجو کردن هشتگ #phdposition و یا هشتگ‌هایی با عنوان رشته تحصیلی مدنظرتان پوزیشن‌های مرتبط را پیدا کنید.

۵. سایت‌های جست‌وجوی پوزیشن و فاند

سایت‌هایی هستند که به منظور کمک به دانشجوی در پیدا کردن برنامه تحصیلی، پوزیشن فاند، دستیار پژوهشی و … راه‌اندازی شده‌اند. بسته به دانشگاه و کشور مدنظر شما سایت‌های مختلفی وجود دارند که در این‌جا چند نمونه را ذکر می‌کنیم: 

FindAPhD.com
یک پلتفرم آنلاین جامع برای جستجو و درخواست برای برنامه‌های دکترا در سراسر جهان.

scholarshipdb.net
دیتابیس گسترده‌ای از بورسیه‌های تحصیلی از منابع مختلف برای پیدا کردن فرصت‌های کمک مالی تحصیلی.

mastersportal.eu
یک سایت اختصاصی برای کاوش و مقایسه برنامه‌های کارشناسی ارشد در سراسر دانشگاه‌ها در سطح جهان.

PostdocJobs.com
یک پلتفرم با تمرکز اختصاصی بر موقعیت‌ها و فرصت‌های تحقیقاتی پسادکترا در سراسر جهان.

phdposition.com
سایتی با فهرست‌های موقعیت‌ها، پروژه‌ها و فرصت‌های دکترا از دانشگاه‌ها و موسسات تحقیقاتی در دنیا.

Academypositions.eu
یک سایت متمرکز بر موقعیت‌های علمی و تحقیقاتی در دانشگاه‌ها و موسسات در سراسر اروپا.

برقراری ارتباط با اساتید

ابتدا باید بدانید هدف شما از ایمیل زدن به اساتید چیست و آیا رشته‌ شما نیاز به مکاتبه‌ آنلاین پیش از مستقیما اپلای کردن دارد یا نه. معمولا در مقطع‌های کارشناسی ارشد و دکترا حتما بهتر است که پیش از اپلای با اساتید دانشگاه و رشته‌ موردنظرتان ایمیل بزنید و ارتباط برقرار کنید.

چرا پیش از اپلای با استادها ارتباط برقرار کنیم؟

• اطلاع از وضعیت پذیرش: در این مکاتبه‌ها استاد به شما درباره وضعیت پذیرش و نیاز دانشگاه اطلاعات مفیدی می‌دهد. 
• هماهنگی علایق پژوهشی: با گفتگو با استاد می‌توانید علایق پژوهشی مشترک را شناسایی و هماهنگ کنید.
• افزایش شانس پذیرفته شدن: استاد با شما و فعالیت‌ها و رزومه‌تان آشنا می‌شود و شما را به دانشگاه توصیه می‌کند. 
• کسب اطلاعات دقیق: درباره برنامه، شرایط و فرایند اپلای از منبع قابل اتکایی کسب اطلاعات می‌کنید.

از چه تاریخی ایمیل بزنیم؟

بهترین زمان برای ایمیل زدن بستگی به مواردی مثل مهلت اپلای دانشگاه یا دپارتمان مورد نظر و همچنین زمان انتخاب، ارزیابی و مصاحبه با دانشجویان جدید است. برخی می‌گویند که بهتر است از یک سال یا شش ماه قبل از موعد اپلای ارتباط را آغاز کنید و برخی دیگر دو ماه پیش از زمان اپلای را پیشنهاد می‌کنند. مسئله مهم در شروع مکاتبه‌ها این است که شما در برنامه‌ریزی برای اپلای جلوتر از تقویم دانشگاه باشید.

چه زمانی ایمیل یادآوری (Reminder) بزنیم؟

بین ۱۰ تا ۱۴ روز اگر جواب نگرفتید می‌توانید باز هم ایمیل را فوروارد کنید یا به آن رپلای بزنید. ایمیل ریمایندر را بیشتر به این دلیل توصیه می‌کنند که بسیار محتمل است استاد در آن روز یا ساعت خاص به هر دلیلی ایمیل شما را ندیده است و یا فراموش کرده که آن را باز کند. سعی کنید ایمیل یادآوری را زمانی غیر از زمان ایمیل اصلی ارسال کنید. بهتر است بیش از یک یا دو ریمایندر نزنید.

به چند استاد در یک دانشگاه همزمان ایمیل بزنیم؟

در یک دانشگاه، همزمان به بین ۲ تا ۴ استاد مرتبط ایمیل بزنید. کمتر از این ممکن است شانس شما را کاهش دهد و بیشتر از آن می‌تواند نامناسب تلقی شود.

برای ایمیل چه عنوانی بنویسیم؟

در عنوان ایمیل حتما از “Prospective PhD/Master’s Student” یا عبارات مشابه استفاده کنید تا هدف شما از ارتباط از ابتدا مشخص باشد.

در ایمیل ارتباط با استاد چه بنویسیم؟

در ایمیل ارسالی، رزومه (CV) خود را برای او ارسال کنید و توضیحاتی کوتاه و جامع در مورد توانایی‌های علمی و دلیل انتخاب رشته را در ایمیل بیان می‌کنید. سعی کنید ایمیل به طور خلاصه به زمینه کاری مربوط باشد که استاد در آن مشغول به فعالیت‌های علمی است. و نشان دهید که هدف از ایمیل به استاد، علاقه به زمینه کاری او است. قبل از ایمیل زدن به استاد سعی کنید از منابع مختلف مانند بازدید صفحه مربوط به استاد در سایت دانشگاه، ارتباط با دانشجویان فعلی و خواندن مقالاتی که استاد مورد نظر شما روی آن کار کرده است، مطلع باشید و اطلاعات خود را در مورد استادتان افزایش دهید. شما باید از علاقه‌مندی‌های استاد با خبر باشید و اگر در آن زمینه‌ها بر روی پروژه یا مقاله ای کار کرده‌اید حتما اسناد علمی و یا مقاله خود را به پیوست ارسال کنید.

در ارسال ایمیل به استادها تصمیم با شماست که ایمیل‌های یکسان به تعداد زیادی استاد البته با زمینه کاری مرتبط ارسال کنید و یا برای مثلا ۴۰ تا ۵۰ استاد و با متن‌های کاملا منحصربه‌فرد و مرتبط با زمینه و علائق آن استاد، ایمیل بزنید. مسئله مهم در این موضوع وقت و مدتی است که می‌توانید برای این کار بگذارید. یعنی با توجه به شرایط خود و موعد اپلای می‌توانید در این‌باره تصمیم بگیرید.
از ارسال ایمیل به استادهایی که زمینه کاری آن‌ها به یکدیگر مرتبط نیست، پرهیز کنید و بیشتر سعی کنید با استادانی که به زمینه کاری آنها علاقه‌مندید، ارتباط برقرار کنید.

مصاحبه با اساتید

درصورتی که استاد رزومه و رشته و شرایط شما را مناسب بداند مکاتبه شما با استاد ادامه پیدا می‌کند و استاد از شما درخواست مصاحبه می‌کند. در این مصاحبه با استاد بهتر است به این نکات دقت کنید: 

• برای ارائه رزومه خود آماده و مسلط باشید. به عنوان مثال می‌توانید یک فایل پاورپوینت آماده کنید و فعالیت‌ها و پژوهش‌های‌تان را به‌طور خلاصه برای استاد شرح دهید. 
• به رزومه و حیطه‌ فعالیت‌های اخیر استاد نیز توجه کنید و با دلایل قانع‌کننده نشان دهید که با آگاهی و اطلاعات برای وارد شدن به آن حوزه و همکاری با استاد و دانشگاه تصمیم گرفته‌اید. 
• برای آشنایی بیشتر با استاد می‌توانید در یوتیوب هم درصورتی که وی پرزنتیشن یا کنفرانسی را پست کرده ببینید.
• سعی کنید به موقع در جلسه مصاحبه حاضر شوید و ظاهر رسمی داشته باشید.

نکاتی پیرامون برقراری ارتباط با استادها

• بهتر است در اولین ایمیل به استاد مورد نظر به فاند اشاره‌ای نکنید.
• نوع ایمیل که به عنوان مثال جیمیل باشد یا ایمیل دیگری مهم نیست. اما اسم ایمیل باید رسمی باشد. مشخصا اسامی مستعار و غیررسمی جدی گرفته نمی‌شوند.
• در روزهای تعطیل مانند شنبه و یکشنبه ایمیل نزنید.
• به چند استاد همزمان در یک دانشگاه ایمیل بزنید اما انتخاب کنید که در صورت ادامه مکاتبه تصمیم بگیرید که می‌خواهید با کدام‌یک ادامه بدهید. می‌توانید ارتباط همزمان غیرحرفه‌ای است و ممکن است شما را مصمم نشان ندهد. به دلیل اینکه اکثر اوقات استادها با هم در تماس هستند و متوجه این موضوع خواهند شد.
• توجه داشته باشید داشتن صداقت امر مهمی است. شما می‌توانید ویژگی‌های مثبت خود را برجسته کنید ولی ادعاهای غیر واقعی نداشته باشید.

در انتها شما باید توجه داشته باشید که حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین دانشگاه ها، برای برقراری ارتباط با استادها اقدام کنید و این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد. هرچه اقدام به برقراری تماس را سریع‌تر انجام دهید معمولا پاسخ‌ استادها را سریع‌تر نیز دریافت می‌کنید و در برنامه‌ریزی جلو می‌افتید.