راهنمای عمومی اپلای دانشگاه‌های خارجی

فارغ التحصیلان مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد در صورتی که خواهان ادامه تحصیل در یکی از دانشگاه‌های خارجی باشند، مستلزم گذراندن فرآیند طولانی و پر زحمت اپلای هستند. فرآیند اپلای دربرگیرنده مراحل متفاوتی است که شما باید بعضی از این مراحل را به موازات هم و برخی دیگر را با تقدم و تاخر زمانی نسبت به یکدیگر انجام دهید. چنانچه شما بخواهید این پروسه را با موفقیت پشت سر بگذارید، لازم است پیش شرط‌هایی نظیر آمادگی ذهنی، انضباط رفتاری و برنامه‌ریزی دقیق را در خود فراهم کنید تا بتوانید مراحل Apply را یکی پس از دیگری با موفقیت پشت‌ سر بگذارید. در این مقاله ابتدا این مراحل به صورت مجزا فهرست شده‌اند و سپس توضیحاتی تکمیلی پیرامون هر مرحله ارائه گردیده است.

به طور کلی می‌توان مسیر اپلای تا پذیرش را به مراحل زیر تقسیم کرد:

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
• تهیه فهرست دانشگاه‌ها و ددلاین آن‌ها
• شرکت در آزمون‌های زبان و دریافت نمره زبان
• تماس با استادها
• مشخص کردن منابع مالی جهت پوشش هزینه‌های تحصیل
• تشکیل رزومه یا CV
• آماده کردن SOP
• ترجمه مدارک (مدارک تحصیلی، ریز نمرات، دانشنامه)
• تکمیل فرم درخواست پذیرش و پرداخت Application Fee
• دریافت توصیه نامه (Recommendation)
• ارسال مدارک

برنامه ریزی و زمان بندی

مانند تمامی پروژه‌های مهم و طولانی، در اپلای نیز یک برنامه‌ریزی مناسب پیش از شروع کار لازم و ضروری است. پیش از هر چیز لازم است دلایل و پشتوانه ذهنی مناسبی برای ترک کشور و تحصیل در یکی از دانشگاه‌های خارج از کشور را داشته باشید. یعنی قبل از شروع برنامه‌ریزی، تصمیم خود را به صورت جدی گرفته باشید و به صورت مصمم وارد فرآیند اپلای شوید. اهمیت برنامه‌ریزی بدان حد است که اهمال در انجام آن می‌تواند منجر به از دست رفتن کل زحمات شما یا در خوش بینانه‌ترین حالت سبب تاخیر یک نیمسال یا یکسال برای شروع تحصیل در دانشگاه شود. در نتیجه این مرحله از فرآیند Apply از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار است.

پیشنهاد ما این است که فرآیند اپلای خود را ۷ تا ۱۲ ماه قبل از Deadline دانشگاه‌ها آغاز کنید. هر چقدر زودتر فرآیند اپلای خود را شروع کنید احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود. مثلا اگر کمتر از ۲ ماه به ددلاین‌ها باقی مانده باشد، تقریباً می‌توان گفت شانس موفقیت در اخذ پذیرش نزدیک به صفر است. به عنوان نمونه برای شروع ترم Fall (پاییز) سال میلادی بعدی (مثلاً ۲۰۱۸)، حداقل می‌بایست از فروردین ماه سال ۲۰۱۷ کارهای لازم را آغاز کنید.

تهیه فهرست دانشگاه‌ها و ددلاین آن‌ها

پس از این که احساس کردید انگیزه لازم را دارید، اقدام بعدی این است که جهت انتخاب دانشگاه و رشته مناسب با استفاده از وب سایت‌های معتبر علمی فهرستی از دانشگاه‌ها‌ و رنکینگ آن‌ها تهیه کنید، سپس با جستجو در وب‌سایت دانشگاه‌های فهرست شده، برنامه تحصیلی (Program) مورد نظر خود را که در آن دانشگاه می‌خواهید، انتخاب کنید.

در این مرحله لازم است وب‌سایت دانشگاه‌های برگزیده خود را بازدید و تمامی موارد مرتبط با Requirements (شرایط پذیرش) را به دقت مطالعه و ددلاین‌ها و کمک هزینه‌های مالی مرتبط را بررسی نمایید. همچنین با ارسال ایمیل به بخش‌های مختلف دانشگاه‌، می‌توانید درخواست کنید تا جزئیات بیشتری را نیز برای شما ارسال کنند. به عنوان نمونه ممکن است بتوانید میانگین نمره تافل iBT پذیرفته‌شدگان سال پیش که کمتر در سایت دانشگاه‌ها به آن اشاره می‌شود را از مسئولین دانشگاه با استفاده از ایمیل دریافت کنید.

پس از آن فهرست Deadline هایی که باید به آن‌ها برسید را مشخص و زمانی را که لازم است نمره‌های زبان (مثل iBT/IELTS/GRE و …) را در دست داشته باشید و همچنین زمانی که مدارکتان لازم است آماده باشد را بر مبنای آن‌ها مشخص کنید. بدین ترتیب زمان مناسب برای مکاتبه با استادها و گرفتن جواب‌ نیز برای شما مشخص می‌شود. در نهایت می‌توانید ضرب الاجل‌هایی را به صورت شخصی برای خود تعیین کنید و یک جدول زمانی کامل برای تمامی قدم‌هایی که می‌خواهید در طول این فرآیند بردارید نیز تهیه کنید. میزان وفاداری و جدیت شما در رعایت این جدول زمانی تاثیر مستقیمی بر افزایش شانس کسب پذیرش شما دارد.

شرکت در آزمون های زبان و دریافت نمره زبان

گواهی‌های مربوط به زبان انگلیسی انواع متفاوتی از آزمون‌ها مانند GMAT، GRE Subject ،GRE General ،MCAT ، LSAT، IELTS، TOEFL و سایر آزمون‌های مشابه را در بر می‌گیرد. به عنوان یک متقاضی اپلای می‌بایست تحقیق کنید که دانشگاه مورد نظر شما دقیقا کدام مدارک را از شما می‌خواهد. بنابراین زمان مناسب برای آماده سازی خودتان، ثبت نام و شرکت در این آزمون‌ها را تعیین کنید. تجربه ما در این سال‌ها نشان می‌دهد افرادی که آزمون زبان خود را در سه ماهه اول شروع فرایند اپلای با موفقیت پشت سر می‌گذارند، بی دغدغه‌تر از دیگران مسیر Apply را طی می‌کنند. برای مطالعه بیشتر در این مورد می توانید مقاله حداقل نمره تافل یا آیلتس برای پذیرش دانشگاه های آمریکا و کانادا را مطالعه کنید.

تماس با استادها

نقش تماس با اساتید در بالا بردن احتمال دریافت پذیرش و همچنین دریافت کمک هزینه مالی انکار ناپذیر است. بهترین راه تماس با اساتید، وب‌سایت شخصی آنهاست، گرچه یکی از معیارهای آغاز تماس با یک استاد علاقه‌مندی شما به زمینه کاری استاد مورد نظرتان است. اگر شما تجربه انجام پروژه‌ای را در زمینه علمی استادی که می‌خواهید با آن تماس بگیرید، داشته باشید، اقبال بیشتری برای جلب نظر وی به رزومه خود خواهید داشت. مقالات اخیر استاد‌ها را حتما مطالعه کنید و در کنار آن بررسی کنید که کدام یک از اساتید، فاند (Fund) داشته و می‌توانند شما را مورد حمایت مالی قرار دهند. در زمان تماس با استادها بر روی تجربیات مرتبط کاری‌تان با حوزه کاری استاد مورد نظر تاکید کنید چرا که تاثیر بسزایی در پذیرش شما خواهد داشت.

در ایمیل خود روی سوالاتی که می‌پرسید متمرکز شوید و از پرسیدن سوال‌های تکراری و متداول پرهیز کنید. برای آشنایی هر چه بیشتر استاد با سطح علمی و تجربه‌هایتان، حتما رزومه خود را به ایمیل ضمیمه کنید. با توجه به اینکه زمان انتخاب دانشجویان خارجی، عموما حدود شش ماه پیش از زمان آغاز ترم تحصیلی است، می‌توان بازه ۶ تا ۱۲ ماهه قبل از شروع ترم را بهترین زمان برای تماس با اساتید در نظر گرفت اما به دلیل شرایط بسیار متفاوت دانشگاه‌ها، تعیین بازه دقیق مکاتبات ممکن نیست. در پایان نکات زیر را نیز در رابطه با تماس با استاد‌ها در نظر بگیرید:

1. تعداد ایمیل‌هایی که در بازه تاریخ دریافت پذیرش به استادها می‌رسد به حدی بالاست که میزان زمان مطالعه ایمیل شما توسط استاد را به یک تا چند دقیقه محدود می‌کند، لذا بسیار مهم است که بتوانید طوری ایمیل را آماده کنید که بسیار سریع مهارت‌های علمی و تجارب شما به استاد منتقل شود.
2. از ارسال ایمیل به مجموعه‌ای از استادها با حوزه کاری متفاوت پرهیز کنید. ممکن است این اساتید با هم در ارتباط باشند و این ارزش رزومه شما را پایین می‌آورد.
3. در عنوان ایمیل ارسالی حتما حوزه کاری استاد را نام ببرید و از ذکر عباراتی مانند “به فیلد کاری شما علاقه‌مندم” بپرهیزید.
4. ساختار نگارش رسمی را در نوشتن ایمیل ارسالی رعایت کنید. ایمیل رسمی به طور معمول از چهار بخش معرفی، بیان علاقه‌مندی و تجارب، درخواست از استاد و سپاسگزاری از وی تشکیل می‌شود.

مشخص کردن منابع مالی جهت پوشش هزینه‌های تحصیل

نحوه تخصیص کمک هزینه تحصیلی و نهایی شدن فرآیند آن، حتی ممکن است تا بعد از پذیرش نیز به طول بیانجامد. بسیاری از متقاضیان تحصیل در خارج از کشور بعد از دریافت پذیرش، به دلیل دریافت نکردن کمک هزینه مالی و یا کم بودن میزان آن از مهاجرت تحصیلی صرف نظر کرده‌اند. دو عامل بسیار مهم استاد و رزومه تحصیلی عالی در کنار حرکت صحیح در فرآیند اپلای، می تواند باعث موفقیت شما در دریافت کمک هزینه مالی شود. شما می توانید با مراجعه به وب سایت دانشگاه مورد نظرتان از قسمت هایی نظیر Financial Aids یا Fellowship از انواع بورسیه های تحصیلی (فاند) ارائه شده در آن دانشگاه مطلع شوید.

منابع مالی معرفی شده و بورس‌های تحصیلی ارائه شده از سوی هر دانشگاه متفاوت است و انواع گوناگونی دارد، همچنین شرایط دریافت هر کدام از آنها نیز با یکدیگر فرق می‌کند. اما به طور کلی بهترین نوع دریافت بورس تحصیلی در قالب گرفتن موقعیت‌های کاری دانشگاهی تحت عنوان دستیار پژوهشی (Research Assistantship) و دستیار آموزشی (Teaching Assistantship) است. این دو موقعیت کاری در دانشگاه که به آنها RA و TA نیز گفته می‌شود ویژه‌ی دانشجویان کارشناسی ارشد و دکترا است. حقوق دستیار پژوهشی و آموزشی بین ۱۲۰۰ دلار تا ۲۲۰۰ دلار امریکا است.

تشکیل رزومه (Resume) یا سی وی (CV)

رزومه باید بتواند مجموعه‌ای از قابلیت‌ها، توانمندی ها، تجربه‌ها و افتخارات تحصیلی شما را در قالبی بسیار شکیل و مناسب نمایش دهد. کسب تجربه در نوشتن CV به تدریج و با مطالعه روی سی وی‌های خوب دیگران حاصل می‌شود. در تعداد کمی از دانشگاه‌ها، CV و رزومه با هم متفاوت هستند، اما برای تعداد بی‌شماری از دانشگاه ها رزومه و سی وی به یک عنوان به کار می‌روند و حتی شیوه‌های نگارش آنها نیز شبیه هم است. هر سی وی/رزومه از سه بخش اصلی تشکیل شده که شامل مشخصات فردی، سوابق تحصیلی و کاری و بخش سوم ذکر مهارت‌ها، قابلیت‌ها، افتخارات و تجارب مهم است. تمامی مواردی که احساس می‌کنید به غنای سی وی شما کمک کرده و اعتبار بیشتری به آن می بخشد را می توانید در این بخش وارد نمایید. در هنگام نگارش رزومه به موارد زیر توجه نمایید:

• رزومه یا CV شما طولانی نباشد.
• عجولانه نوشته نشده باشد.
• با در نظر گرفتن و مطالعه سی‌وی‌های موفق نوشته شود.
• ویرایش دوره‌ای آن فراموش نشود.

دریافت توصیه نامه

در روند اپلای، دریافت توصیه‌نامه (Recommendation Letter) از برخی اساتیدی که در دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد داشته‌اید، ضروری است. توصیه می‌شود درخواست نگارش توصیه نامه یا پر کردن فرم‌های مخصوص توصیه نامه را از اساتیدی داشته باشید که پیش‌تر در پروژه‌ای علمی با آنها مشارکت داشته‌اید. این امر منجر به این خواهد شد تا توصیه نامه شما منحصر به فرد باشد و بر مبنای شناخت استاد از شما به رشته تحریر درآید. همچنین دریافت توصیه نامه از اساتید شناخته شده که رزومه ای قوی دارند می‌تواند عامل بسیار موثری برای دریافت پذیرش شما باشد.

آماده کردن SOP

در واقع (SOP (Statement of Purpose نامه‌ای است که در آن اهداف آکادمیک خود از ادامه تحصیل را به بهترین نحو بیان می‌کنید. به یاد داشته باشید که یک SOP خوب و موثر نقش بزرگی در درخواست پذیرش شما داراست. SOP به دلیل این‌که فرمت مشخصی ندارد، یک نوشته منحصر به فرد برای شخص متقاضی است مگر این‌که دانشگاه مقصد شما فرمت مشخصی را برای آن در نظر گرفته باشد. لازم است SOP از نظر نوشتاری منسجم و عاری از غلط‌های گرامری و نگارشی باشد. مهمترین نکاتی که باید برای نوشتن SOP در نظر داشته باشید، موارد زیر است:

• SOP باید گویا و بیان‌گر اهداف مشخص شما از تحصیل باشد.
• به هیچ وجه در نگارش آن کپی برداری نکنید.
• از جملات منفی استفاده نکنید.
• از ساختار مشابه با رزومه استفاده نکنید.
• ابعاد غیر علمی شخصیت خود را شرح دهید.

ترجمه مدارک (مدارک تحصیلی، ریز نمرات، دانشنامه)

دریافت ریزنمرات و دانشنامه‌ی دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد که دارای مهر و امضای دانشگاه است و سپس تایید مدارک ذکر شده در وزارت علوم یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد، این مرحله را تشکیل می‌دهند. بعد از آن شما باید مدارک یاد شده را در دارالترجمه‌های رسمی، ترجمه کرده و این ترجمه‌ها دارای مهر دادگستری و وزارت علوم باشد و آنها را به دانشگاه مورد نظرتان جهت ادامه تحصیل در پاکت مهر و موم شده دانشگاه ارسال نمایید. در نظر داشته باشید، شما پس از طی کردن مراحل بالا با توجه به دانشگاه و کشور مقصدتان باید مدارک‌تان را مورد ارزیابی مجدد توسط نهادهای معرفی شده از سوی دانشگاه‌های کشور مقصدتان قرار دهید. به عنوان مثال شما برای تایید مدارک تحصیلی‌تان برای دانشگاه‌های کشور آلمان، می‌توانید با مراجعه به بخش دانشجویی سفارت آلمان در ایران اقدام به تایید مدارک خود نمایید، اما برای کشور آمریکا شما باید هزینه‌‌ای را تقبل کرده و با مراجعه به وب سایت WES سفارش ارزیابی مدارک تحصیلی‌تان را ثبت نمایید.

تکمیل فرم درخواست پذیرش و پرداخت Application Fee

در این مرحله از طرف دانشگاه مقصد از شما درخواست می‌شود تا پس از تکمیل فرم‌ها هزینه بررسی مدارکی که تاکنون جهت پذیرش آماده کرده‌اید را بپردازید. این مبلغ به عنوان Application Fee شناخته می‌شود و توسط کارت‌های ارزی بین المللی و به صورت آنلاین قابل پرداخت است.

ارسال مدارک

پس از طی تمام مراحل فوق و تکمیل مدارک هر دانشگاه، لازم است مدارک را به صورت پستی ارسال نمایید. مدارک باید پیش از زمان Deadline که ابتدای مقاله درباره آن صحبت کردیم و توسط هر دانشگاه مشخص شده است ارسال شود. برای ارسال می‌توانید از سرویس‌های پستی زیر استفاده کنید:

• شرکت پست ایران
• پست TNT
• پست DHL
• پست ARAMEX

بعد از پشت سر گذاشتن این مراحل، کاری به جز ادامه ارتباط با استادها و انتظار برای پاسخ و نظر آنها نخواهید داشت. نتایج معمولاً ۳ تا ۵ ماه بعد مشخص می‌شود و نتیجه آن یکی از دو وضعیت، رد درخواست (Reject) و یا دریافت پذیرش (Admission) می‌باشد.